System kontroli wewnętrznej

Opis systemu kontroli wewnętrznej w Gospodarczym Banku Spółdzielczym w Gorzowie Wielkopolskim

W Gospodarczym Banku Spółdzielczym w Gorzowie Wielkopolskim funkcjonuje system
kontroli wewnętrznej, który jest dostosowany do struktury organizacyjnej, wielkości i stopnia
złożoności działalności Banku.

I. CELE SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Celem systemu kontroli wewnętrznej jest wspomaganie procesów decyzyjnych przyczyniające
się do zapewnienia:

• skuteczności i efektywności działania Banku,
• wiarygodności sprawozdawczości finansowej,
• przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku,
• zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

II. ROLA RADY NADZORCZEJ, KOMITETU AUDYTU ORAZ ZARZĄDU BANKU

• Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania
  adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego
  skuteczności.
• Komitet Audytu wspiera działania Rady Nadzorczej Banku w zakresie systemu kontroli
  wewnętrznej.
• Zarządu Banku odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich
  jednostkach/ komórkach/ stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowanie adekwatnego
  i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do
  spraw zgodności.

III. SCHEMAT ORGANIZACJI TRZECH LINII OBRONY W RAMACH STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ BANKU

Funkcjonujące w Banku: system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są
zorganizowane na trzech, niezależnych i wzajemnie uzupełniających się liniach obrony (poziomach).

• Na pierwszą linię obrony składa się operacyjne zarządzanie ryzykiem, powstałym w związku
  z działalnością prowadzoną przez Bank. Komórki pierwszej linii obrony odpowiedzialne są za
  projektowanie i zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych, w szczególności
  w procesach biznesowych funkcjonujących w Banku oraz zgodności postępowania
  z regulacjami.
• Na drugą linię obrony składa się zarządzanie przez pracowników na specjalnie powołanych do
  tego stanowiskach lub w komórkach organizacyjnych niezależne od operacyjnego zarządzania
  ryzykiem na pierwszym poziomie. Druga linia obrony odpowiedzialna jest m.in. za
  monitorowanie bieżące przyjętych mechanizmów kontrolnych, przeprowadzanie pionowych
  testów mechanizmów kontrolnych, ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów
  kontrolnych, matrycę funkcji kontroli, prowadzenie rejestru nieprawidłowości znaczących
  i krytycznych oraz raportowanie o tych nieprawidłowościach.
• Trzecią linię obrony stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Spółdzielczy System
  Ochrony SGB. Audyt wewnętrzny odpowiedzialny jest za badanie oraz ocenę adekwatności
  i skuteczności mechanizmów kontroli i niezależnego monitorowania ich przestrzegania odpowiednio w ramach pierwszej i drugiej linii obrony, zarówno w odniesieniu do systemu
  zarządzania ryzykiem, jak i systemu kontroli wewnętrznej.

IV. FUNKCJA KONTROLI

W ramach systemu kontroli wewnętrznej w Banku wyodrębniono funkcję kontroli, na którą
składają się wszystkie mechanizmy kontrolne w procesach funkcjonujących w Banku, niezależne
monitorowanie przestrzegania tych mechanizmów kontrolnych oraz raportowanie w ramach funkcji
kontroli.

V. UMIEJSCOWIENIE, ZAKRES ZADAŃ, NIEZALEŻNOŚĆ KOMÓRKI DO SPRAW ZGODNOŚCI I KOMÓRKIAUDYTU WEWNĘTRZNEGO

W Banku funkcjonuje Wydział ds. Zgodności i Kontroli Wewnętrznej, który zgodnie
z obowiązującą strukturą organizacyjną polega bezpośrednio Prezesowi Zarządu Banku.

Do zadań komórki ds. zgodności należy:

• prowadzenie rejestru naruszeń compliance;
• sporządzanie na potrzeby Zarządu i Rady Nadzorczej informacji dotyczących stopnia efektywności zarządzania ryzykiem braku zgodności, zmian w poziomie ryzyka;
• przedstawianie Zarządowi propozycji działań, które będą miały na celu minimalizowanie powstałego ryzyka braku zgodności i ograniczanie występowania takich naruszeń przepisów prawa i norm postępowania w przyszłości;
• bieżące informowanie Zarządu o przypadkach występowania istotnych naruszeń compliance;
• monitorowanie na bieżąco zmian w zewnętrznych przepisach prawa; powiadamianie pracowników Banku o zaistniałych zmianach w zewnętrznych przepisach prawa poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji w intranecie Banku;
• opiniowanie nowych produktów lub procesów pod kątem ryzyka ewentualnego wystąpienia zdarzeń compliance;
• opiniowanie procedur wewnętrznych lub wzorów umów, pod kątem ich zgodności z zewnętrznymi przepisami prawa oraz występowania ewentualnych zapisów, które mogłyby wygenerować naruszenie compliance (z wyjątkiem wzorów przygotowywanych przez Spółdzielnię lub Bank Zrzeszający);
• opiniowanie materiałów reklamowych Banku (z wyjątkiem materiałów przygotowywanych przez Bank Zrzeszający);
• monitorowanie terminowości i zakresu aktualizacji procedur wewnętrznych;
• monitorowanie realizacji zaleceń wydanych przez podmioty zewnętrzne, w tym przez Komisję Nadzoru Finansowego oraz Spółdzielnię;
• monitorowanie realizacji zaleceń wydanych w wyniku niezależnego testowania i innych kontroli przeprowadzanych w Banku;
• projektowanie, wprowadzanie i stosowanie procedur i metodyk zarządzania ryzykiem braku zgodności;
• kształtowanie świadomości istnienia ryzyka braku zgodności wśród pracowników Banku.

Niezależność komórki ds. zgodności została zapewniona poprzez:

• zapewnienie odpowiedniego usytuowania w strukturze organizacyjnej Banku tj. komórka podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu;
• Kierujący komórką ds. zgodności ma zapewniony bezpośredni kontakt z członkami Zarządu i Rady Nadzorczej, tzn. ma prawo zgłaszania zagadnień dotyczących zgodności Zarządowi oraz Radzie Nadzorczej, a także członkom Rady Nadzorczej lub Zarządu;
• Kierujący komórką ds. zgodności, w miarę możliwości, uczestniczy w każdym posiedzeniu Zarządu podczas omawiania zagadnień związanych z systemem kontroli wewnętrznej, w tym zapewnieniem zgodności, audytem wewnętrznym (lub innymi kontrolami zewnętrznymi) lub zarządzaniem ryzykiem. Ponadto Kierujący komórką ds. zgodności uczestniczy w każdym posiedzeniu Zarządu podczas omawiania tematów dotyczących w szczególności przyjęcia nowej regulacji wewnętrznej, wprowadzania nowych produktów, przyjęcia odstępstwa lub/i podejmowania decyzji generujących szczególne/znaczące ryzyko dla Banku;
• Kierujący komórką ds. zgodności uczestniczy w posiedzeniach Rady Nadzorczej, w przypadku, gdy przedmiotem posiedzenia są zagadnienia związane z systemem kontroli wewnętrznej, w tym zapewnianiem zgodności, audytem wewnętrznym lub zarządzaniem ryzykiem;
• powoływanie Kierującego komórką ds. zgodności odbywa się za zgodą Rady Nadzorczej,
• odwoływanie Kierującego komórką ds. zgodności odbywa się za zgodą Rady Nadzorczej po uprzednim jego wysłuchaniu przez Radę Nadzorczą,
• w przypadku zmiany na stanowisku kierującego komórką do spraw zgodności, Bank niezwłocznie informuje o tym Komisję Nadzoru Finansowego wraz ze wskazaniem przyczyny zmiany;
• w Banku funkcjonuje szczegółowy tryb kontroli wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w komórce ds. zgodności, których wysokość nie powinna odbiegać od wynagrodzeń innych osób pełniących kluczowe funkcje w Banku;
• wynagrodzenie pracowników komórki ds. zgodności nie może być uzależnione od wyników finansowych uzyskiwanych w kontrolowanych przez nich obszarach działalności Banku.

Audyt Wewnętrzny realizowany jest w Banku przez Spółdzielczy System Ochrony SGB
zgodnie z zapisami zawartymi w umowie.

VI. ZASADY COROCZNEJ OCENY SKUTECZNOŚCI I ADEKWATNOŚCI SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ, DOKONYWANEJ PRZEZ RADĘ NADZORCZĄ

Rada Nadzorcza uwzględniając w szczególności opinię Komitetu Audytu dokonuje corocznej
oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym funkcji kontroli, komórki do
spraw zgodności oraz wyników audytu przeprowadzonego przez komórkę audytu wewnętrznego.
Dokonując oceny, Rada Nadzorczej bierze pod uwagę informacje przekazane przez Zarząd o sposobie
wypełniania zadań przez pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz komórki do spraw
zgodności ze szczególnym uwzględnieniem:

• adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w zapewnieniu osiągania każdego z celów systemu kontroli wewnętrznej,
• skali i charakteru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz najważniejszych działań zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, w tym o podjętych środkach naprawczych i dyscyplinujących,
• zapewnienia niezależności komórce do spraw zgodności,
• zapewnienia środków finansowych niezbędnych do skutecznego wykonywania przez pracowników komórki zgodności oraz do systematycznego podnoszenia kwalifikacji oraz zdobywania doświadczenia i umiejętności przez pracowników tej komórki.

Zarząd Banku